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小微企业怎么做账?_昆明正则会计

一、建账、账套数据初始化 新设企业建账,一般无需录入初始数据
建账及账套数据初始化流程:
1)研究熟悉企业所处行业并了解会计核算要求 小微企业会计应对其供职企业所处行业有所了解,对会计核算要求有所了解,并把了解到的信息明确下来。比如,企业是商贸企业还是制造业?是否需要做仓库账?每月需要提供哪些报表?这些报表哪些是会计软件能直接输出的、哪些是需要加工整理的?等等。

小微企业怎么做账?_昆明正则会计


2)选择并购买会计软件:
一般来说,各种商品化财务软件都能满足小微企业会计核算的要求。选择会计软件时,建议考虑以下因素:一是尽量选择会计人员熟悉的软件和国内知名厂商开发的软件;二是选择的会计软件最起码要具有总账系统和报表系统功能,工业、商业、建筑等行业最好增加进销存系统功能;三是要考虑选择单机版还是网络版(局域网),若会计人员较多,有相对明确分工,则建议选用网络版;四是要考虑软件价格是否符合企业预算。
3)建立账套、确定账套基础信息
企业在确定核算要求并购买软件以后,需安装并熟悉软件,在此基础上进行建账操作,修改账套名称、选择适用会计准则(小企业会计准则)、确定会计核算起始月份、确定科目级次、授权账套使用人员等等。
4)建立、修改会计科目,添加辅助核算项目
建立、修改会计科目的原则:一级科目原则上不新设、不删除,以免影响账簿、报表的输出。个别科目如库存商品、生产成本等,可以根据《小企业会计准则》的规定进行修改;二级以下科目除应交税金下设科目外,可以增删、修改,建议严格按准则规定处理;科目级次尽量少设,设2-3个级次即可,一级编码4位,系统设定,二级、三级编码可设3位;添加辅助核算需在基础信息完善的基础上添加,否则后续会计工作极为不便。
5)录入账套初始数据,含期初余额及本年发生额
新设企业建账无需录入初始数据。老企业中途重新建账则需要录入初始数据。具体方法及流程如下:首先,使用电子表格整理前期数据,将上月报表、总账、明细账、期末数据录入电子表格;其次,将当年各科目累计发生额录入电子表格,以便输出后期利润表等;第三,核对电子表格数据,不一致须查明原因,到一致为止;第四,将整理无误的数据录入会计软件系统
6)对初始数据进行审核、试算平衡
使用软件自有功能,对上一步骤录入的数据进行审核、试算平衡。如试算不平衡,需重新核对、录入数据,如试算平衡,则可进入下一步。
7)结束初始化,进入日常记账状态
初始数据试算平衡后,即可结束初始化,进入日常记账状态。在此状态下,无法再对初始数据进行修改。



二、凭证录入、凭证审核
(一)凭证录入
凭证录入是使用会计软件做账时最主要的工作。凭证录入需使用两方面的知识、经验和技巧:一是会计方面,二是软件和计算机的应用,两方面缺一不可。
录入凭证需要注意:
1)哪些凭证先录、哪些凭证后录,需有所讲究,不能随意,一般是按出纳移交的单据次序录入,以方便和出纳对账;
2)没有出纳的情况下,可按业务循环及业务类型归类集中、连续录入,如连续录入销售发票记账联,等等;
3)凭证录入时,过粗或过细均不可取,如将数十份消费单据集中录入一张记账凭证,或者将一笔业务中的每张单据分别录一张记账凭证。可按业务循环及业务类型,适当集中、连续录入。
(二)凭证审核
凭证录入完成后,需由另一人对凭证进行审核,以合理保证凭证录入的正确性。如企业只有一名会计,则会计应自行审核。审核的方法为:
1)录入完成后,按凭证摆放次序对照软件过一遍;
2)检查科目余额表,看有无余额异常科目,有异常的应检查凭证是否录对;
3)检查利润表,看成本和收入是否倒挂,如倒挂应重点检查收入、成本数据是否录入正确;
4)核对纳税申报表、增值税专用发票认证通知书、销售发票汇总表等数据,看与当期销售收入、采购进货的数据是否一致。
三、结转损益、结账
1)月末自动生成折旧凭证、汇兑损益凭证;
会计软件能根据系统设定,自动计提折旧结转汇兑损益。需注意,系统自动计提设计的前提是正确建立并设置固定资产卡片;系统结转汇兑损益的前提是每次录入外币业务时要选用正确的汇率,同时,需在系统结转汇兑损益是对当月汇率进行修改。
2)期末自动结转损益
月末,系统自动将收入、成本(主营业务成本)、费用等损益类科目的余额结转到“本年利润”科目,收入、成本、费用等科目一般情况下无余额。需要注意,“生产成本”等科目不属于损益类科目
3)过账(记账)和期末结账
在手工账中,会计录入记账凭证后,还需要跟进记账凭证逐笔登记明细账和总账,这个过程叫做过账(记账)。在电脑账中,会计录入记账凭证后,系统及自动过账,当期的明细账、总账就有了,无需特别操作。
期末结账:月末在录入凭证、审核凭证并结转损益后,需要结账。结账后即无法再对当期的会计业务进行修改。在友商网在线会计系统中,未结账的情况下可以录入下一期的记账凭证;结账后可以反结账,对上一期的会计数据进行修改。
四、输出会计报表以及对会计报表的补充、调整
1)资产负债表、利润表的生成
会计软件能自动输出资产负债表、利润表。如果能合理保证凭证录入的正确性,则资产负债表、利润表是不会出错的,无需人工调整。
2)对会计报表的补充、调整
为更明细地反应财务状况和经营成果,可以根据企业管理的需要,对会计报表进行补充和调整,比如,提供分部门的收入、成本、费用明细表,等等。
五、现金流量表的编制
1)使用会计软件编制现金流量表
现金流量表一般按年度编制,在一般情况下并不需要提供。现金流量表较复杂,如果要使用会计软件输出现金流量表,则需在日常凭证录入中录入现金流量表信息。现金流量表也可以根据资产负债表和利润表分析填列,但准确度较低。
利用资产负债表、利润表分析合成现金流量表
为应付税务检查、投标审计等非常规性的要求,也可以使用资产负债表、利润表分析合成现金流量表。其方法和步骤是:
1)建立并修改EXCEL报表模板,
2)在EXCEL模板中录入资产负债表和利润表数据,
3)利用资产负债表、利润表数据分析填列现金流量表数据,部分公式如下:
销售商品、提供劳务收到的现金=(利润表)主营业务收入应交税金增加净额(期末-期初)-应收账款、应收票据、其他应收款增加净额(期末-期初)+预收账款增加净额(期末-期初)
购买商品、接受劳务支付的现金=主营业务成本+其他业务成本+存货增加净额(期末-期初)+应付账款、应付票据减少净额(期初-期末)+预付账款增加净额(期初-期末)
其它项目,可根据账簿数据分析填列或估计填列。应该指出,上述公式只在大的方向上正确、适用,但并不完全正确。
(主表)支付的其他与经营活动有关的现金和(补充资料)其他,作为调整平衡项目,负责报表的平衡。
4)检查报表勾稽关系:(主表)现金及现金等价物净增加额=(补充资料)现金及现金等价物净增加额,(主表)经营活动产生的现金流量净额=(补充资料)经营活动产生的现金流量净额,(补充资料)现金的期末余额=(资产负债表)货币资金期末余额,(补充资料)现金的期初余额=(资产负债表)货币资金期初余额。
六、银行对账、编制银行存款余额调节表
银行对账:出纳员应定期核对银行账。未设出纳员的企业,会计应根据企业银行账目数量及自身工作情况,自主安排核对银行账,建议每月对账一次,最低限度要求每年对账一次。对账时应填制银行存款余额调节表。对账找出的错误应记录下来并及时更正,未达账项应跟踪记账。

银行存款余额调节表:企业在银行对账单余额与企业账面余额的基础上,加上银行已收、企业未收数额,减去银行已付、企业未付数额,从而调整双方余额使其一致。


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